תוכנה מותאמת אישית לאוטומציה של אישורי קבלנים מקצה לקצה

אֶתגָר

הליכי קליטת הקבלנים החדשים של החברה כללו שלבים ידניים מגוונים. כל הקבלנים החדשים היו צריכים להגיש נתונים ידניים לפני שיכלו לבקש גישה למערכות תפעוליות חיצוניות חשובות הנדרשות לתפקידם. שימוש במתודולוגיה ידנית עבור פעולות אלו הוביל לתהליכים ממושכים, כאשר עבודה אדמיניסטרטיבית שכללה יצירת מיילים ומעקב אחר אישורים תפסה את רוב זרימת העבודה.

מחלקות ובעלי עניין שונים יצרו בעיות בשרשרת האישורים שעיכבו לעתים קרובות את תהליכי הקצאת הקבלנים. החברה נזקקה לפתרון אופטימלי מכיוון שהמערכת הנוכחית שלה דרשה שיפורים כדי לקצר את זמני עיבוד האישורים ולמזער את ניהול גישת הקבלנים החדשים המונע על ידי עובדים.

פִּתָרוֹן

A-listware בנתה פתרון אוטומציה שעונה על הצרכים המדויקים של פתרון הליכי אישור קבלנים ואתגרי תהליך הקליטה. הפתרון המותאם אישית פעל באופן בלעדי ממסגרת NetSuite באמצעות פונקציונליות שונה. הפרויקט כלל מספר רכיבים מרכזיים:

• מערכת הגשה אוטומטית: הקבלנים החלו את תהליך הקליטה שלהם על ידי הגשת המידע שלהם וההרשאות הנדרשות לגישה למערכות חיצוניות. הגשה זו הפעילה את תהליך האישור שלאחר מכן.
• אוטומציה של תהליך עבודה לאישור: פותח Script SuiteScript מותאם אישית כדי להתחיל ולנהל באופן אוטומטי את תהליך האישור. סקריפט זה יצר ושלח מיילים של אישור לבעלי עניין רלוונטיים, תוך הבטחת תקשורת ומעורבות בזמן בהערכת בקשות הקבלן.
• תסריט קבלת החלטות: נוצר SuiteScript נוסף לטיפול באישור או דחייה של בקשות קבלן. אם האישור מתקבל, המערכת מעדכנת אוטומטית את הרשאות הקבלן ברשומת העובד שלו בתוך NetSuite, מה שמבטיח נראות ברורה וזכויות גישה.

באמצעות המומחיות שלנו ב-SuiteScript 2.0, A-listware שיתפה פעולה עם התאמות אישיות שונות של NetSuite כדי לספק תהליך קליטה יעיל. הפרויקט השתמש ב-Azure DevOps כפלטפורמה לניהול הפרויקט ובקרת גרסאות בכל שלבי הפיתוח.

תוצאות

התוצאה של הפרויקט של A-listware הייתה טרנספורמטיבית, ושיפרה משמעותית את תהליך הקליטה והאישור של הקבלנים בחברה. פתרון האוטומציה סיפק מספר יתרונות מרכזיים:

• קליטה יעילה יותר: המערכת האוטומטית החדשה קיצרה באופן דרסטי את הזמן הנדרש לקליטת קבלנים. קבלנים יכלו להמשיך בתפקידם מהר יותר, ובכך לשפר את היעילות התפעולית.
• עומס עבודה אדמיניסטרטיבי מופחת: על ידי מזעור הצורך בעיבוד ידני של מיילים ואישורים, המערכת הקלה על הנטל המנהלי על הצוות, ואפשרה להפנות משאבים ליוזמות אסטרטגיות יותר.
• אישורים מהירים יותר: זרימת העבודה האוטומטית האיצה את קבלת ההחלטות, וכתוצאה מכך אושרו אישורים מהירים יותר והפחיתו את זמני ההמתנה של הקבלנים, מה ששפר את הפרודוקטיביות הכוללת.
• גישה חלקה לקבלנים: מתן ההרשאות המיידיות של האוטומציה אפשר לקבלנים גישה למערכות הדרושות ללא עיכובים, מה שהביא בסופו של דבר לטובת אספקת השירותים של הארגון.

לסיכום, הפרויקט שיפר את היעילות התפעולית ושיפר משמעותית את חוויית הקבלן, מה שתרם לצמיחתו ולהצלחתו של הארגון.

טכנולוגיות וכלים

A-listware השתמשה במגוון טכנולוגיות וכלים מתקדמים כדי לבנות פתרון מותאם אישית עבור החברה:

• נטסוויט: כפלטפורמה מרכזית עבור הפתרון כולו, NetSuite סיפקה את התשתית הדרושה לאירוח ושילוב תהליכים שונים.
• סוויטסקריפט 2.0: שפת סקריפטים זו הייתה קריטית לפיתוח סקריפטים לאוטומציה, להקלת זרימת העבודה של אישורים ולניהול הרשאות גישה.
• Azure DevOps: כלי מרכזי לניהול פרויקטים, שיתוף פעולה ובקרת גרסאות, שהבטיח שהפרויקט התקדם בצורה חלקה וכל בעיה נפתרה במהירות.
• התאמה אישית של מודולי NetSuite: מודולים ספציפיים של NetSuite הותאמו לצרכים הייחודיים של החברה, מה שהבטיח חוויית משתמש מותאמת אישית וידידותית למשתמש.
• אוטומציה של NetSuite: הדגש היה על אוטומציה של משימות ידניות כדי לשפר את המהירות, להפחית שגיאות ולייעל את הפעילות.