Maßgeschneiderte Software für die End-to-End-Automatisierung der Auftragnehmergenehmigung

Herausforderung

Das Onboarding-Verfahren des Unternehmens für neue Auftragnehmer umfasste verschiedene manuelle Schritte. Alle neuen Auftragnehmer mussten manuelle Daten einreichen, bevor sie Zugang zu wichtigen externen operativen Systemen beantragen konnten, die sie für ihre Aufgaben benötigten. Die Verwendung manueller Methoden für diese Vorgänge führte zu langwierigen Prozessen, wobei die Verwaltungsarbeit mit der Erstellung von E-Mails und der Verfolgung von Genehmigungen den größten Teil des Workflows einnahm.

Unterschiedliche Abteilungen und Beteiligte verursachten Probleme in der Genehmigungskette, die häufig zu Verzögerungen bei der Zuweisung von Auftragnehmern führten. Das Unternehmen benötigte eine optimale Lösung, da das derzeitige System verbessert werden musste, um die Bearbeitungszeiten für Genehmigungen zu verkürzen und die mitarbeitergesteuerte Verwaltung des Zugriffs auf neue Auftragnehmer zu minimieren.

Lösung

A-listware erstellte eine Automatisierungslösung, die genau den Anforderungen entsprach, um die Genehmigungsverfahren für Auftragnehmer und die Herausforderungen des Onboarding-Prozesses zu lösen. Die maßgeschneiderte Lösung arbeitete ausschließlich mit dem NetSuite-Framework durch modifizierte Funktionalitäten. Das Projekt umfasste mehrere Schlüsselkomponenten:

• Automatisiertes Einreichungssystem: Die Vertragsnehmer begannen ihre Einführungsreise, indem sie ihre Informationen und die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf externe Systeme einreichten. Diese Übermittlung löste den anschließenden Genehmigungsworkflow aus.
• Automatisierung des Genehmigungs-Workflows: Ein benutzerdefiniertes SuiteScript wurde entwickelt, um den Genehmigungsprozess automatisch einzuleiten und zu verwalten. Dieses Skript generierte und versandte Genehmigungs-E-Mails an die relevanten Stakeholder und sorgte so für eine rechtzeitige Kommunikation und Beteiligung an der Bewertung der Anfragen der Auftragnehmer.
• Skript zur Entscheidungsfindung: Ein weiteres SuiteScript wurde erstellt, um die Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen von Auftragnehmern zu verwalten. Wird der Antrag genehmigt, aktualisiert das System automatisch die Berechtigungen des Auftragnehmers in seinem Mitarbeiterdatensatz in NetSuite und sorgt so für klare Sichtbarkeit und Zugriffsrechte.

Durch unsere Expertise in SuiteScript 2.0 arbeitete A-listware mit verschiedenen NetSuite-Anpassungen zusammen, um einen effizienten Onboarding-Prozess zu liefern. Das Projekt nutzte Azure DevOps als Plattform für die Projektverwaltung und Versionskontrolle während aller Entwicklungsphasen.

Ergebnisse

Das Ergebnis des A-listware-Projekts war einschneidend, da es den Prozess der Vertragsanbahnung und -genehmigung erheblich verbesserte. Die Automatisierungslösung brachte mehrere wichtige Vorteile mit sich:

• Rationalisiertes Onboarding: Mit dem neuen automatisierten System konnte der Zeitaufwand für das Onboarding von Auftragnehmern drastisch reduziert werden. Die Auftragnehmer konnten ihre Aufgaben schneller wahrnehmen, was die betriebliche Effizienz verbesserte.
• Verringerung des Verwaltungsaufwands: Durch die Minimierung der manuellen Bearbeitung von E-Mails und Genehmigungen verringert das System den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter, so dass Ressourcen für strategischere Initiativen eingesetzt werden können.
• Schnellere Genehmigungen: Der automatisierte Arbeitsablauf beschleunigte die Entscheidungsfindung, was zu schnelleren Genehmigungen und kürzeren Wartezeiten für die Auftragnehmer führte, wodurch die Gesamtproduktivität gesteigert wurde.
• Nahtloser Zugang für Auftragnehmer: Die sofortige Erteilung von Berechtigungen durch die Automatisierung ermöglichte es den Auftragnehmern, ohne Verzögerungen auf die erforderlichen Systeme zuzugreifen, was letztlich der Leistungserbringung der Organisation zugute kam.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projekt die betriebliche Effizienz steigerte und die Erfahrungen der Vertragspartner deutlich verbesserte, was zum Wachstum und Erfolg des Unternehmens beitrug.

Technologien und Werkzeuge

A-listware nutzte eine Vielzahl von fortschrittlichen Technologien und Tools, um eine maßgeschneiderte Lösung für das Unternehmen zu entwickeln:

• NetSuite: Als zentrale Plattform für die gesamte Lösung stellte NetSuite die notwendige Infrastruktur für das Hosting und die Integration der verschiedenen Prozesse bereit.
• SuiteScript 2.0: Diese Skriptsprache war für die Entwicklung von Automatisierungsskripten, die Erleichterung des Genehmigungs-Workflows und die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen entscheidend.
• Azure DevOps: Ein wichtiges Tool für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Versionskontrolle, das einen reibungslosen Projektverlauf und die rasche Lösung von Problemen sicherstellte.
• Anpassung der NetSuite-Module: Spezifische NetSuite-Module wurden an die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, um eine maßgeschneiderte und benutzerfreundliche Erfahrung zu gewährleisten.
• NetSuite Automatisierung: Der Schwerpunkt lag auf der Automatisierung manueller Aufgaben, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, Fehler zu reduzieren und Abläufe zu rationalisieren.