Кастомне програмне забезпечення для комплексної автоматизації узгодження підрядників </trp-post-container

Виклик

Процедура адаптації нових підрядників компанії включала різноманітні ручні кроки. Усі нові підрядники повинні були подавати дані вручну, перш ніж вони могли запросити доступ до важливих зовнішніх операційних систем, необхідних для виконання своїх обов'язків. Використання ручної методології для цих операцій призводило до затягування процесів, а адміністративна робота, пов'язана зі створенням електронних листів та відстеженням погоджень, займала більшу частину робочого процесу.

Різні відділи та зацікавлені сторони створювали проблеми з ланцюжком погоджень, які часто затримували процеси призначення підрядників. Компанія потребувала оптимального рішення, оскільки її поточна система потребувала вдосконалення, щоб скоротити час обробки погоджень і мінімізувати управління доступом до нових підрядників, яке здійснювалося працівниками.

Рішення

A-listware розробила рішення для автоматизації, яке точно відповідало потребам у вирішенні процедур затвердження підрядників та проблем, пов'язаних з процесом адаптації. Кастомізоване рішення працювало виключно з фреймворку NetSuite за допомогою модифікованих функціональних можливостей. Проект складався з кількох ключових компонентів:

• Автоматизована система подачі заявок: Підрядники розпочали свій шлях входження в систему, подавши свою інформацію та необхідні дозволи на доступ до зовнішніх систем. Це подання запустило подальший робочий процес затвердження.
• Автоматизація процесу узгодження: Для автоматичного ініціювання та управління процесом затвердження було розроблено спеціальний скрипт SuiteScript. Цей скрипт генерував і надсилав електронні листи про затвердження відповідним зацікавленим сторонам, забезпечуючи своєчасну комунікацію та участь в оцінці запитів підрядників.
• Сценарій прийняття рішень: Ще один сценарій SuiteScript був створений для обробки схвалення або відхилення заявок підрядників. Якщо заявку схвалено, система автоматично оновлює дозволи підрядника в його обліковому записі в NetSuite, забезпечуючи чітку видимість і права доступу.

Завдяки нашому досвіду в SuiteScript 2.0, A-listware співпрацювала з різними налаштуваннями NetSuite, щоб забезпечити ефективний процес адаптації. Проект використовував Azure DevOps як платформу для адміністрування проекту та контролю версій на всіх етапах розробки.

Результати

Результат проекту A-listware став трансформаційним, значно покращивши процес залучення та затвердження підрядників компанії. Рішення для автоматизації дало кілька ключових переваг:

• Спрощений онбордінг: Нова автоматизована система значно скоротила час, необхідний для адаптації підрядників. Підрядники змогли швидше приступити до виконання своїх функцій, підвищивши операційну ефективність.
• Зменшення адміністративного навантаження: Мінімізуючи необхідність ручної обробки електронних листів і погоджень, система зменшила адміністративне навантаження на персонал, дозволивши перенаправити ресурси на більш стратегічні ініціативи.
• Швидше схвалення: Автоматизований робочий процес прискорив прийняття рішень, що призвело до швидшого затвердження та скорочення часу очікування підрядників, що підвищило загальну продуктивність.
• Безперешкодний доступ для підрядників: Негайне надання дозволів автоматизації дозволило підрядникам отримати доступ до необхідних систем без затримок, що в кінцевому підсумку принесло користь організації в наданні послуг.

Таким чином, проект підвищив операційну ефективність та значно покращив досвід підрядників, що сприяло зростанню та успіху організації.

Технології та інструменти

A-listware використовувала різноманітні передові технології та інструменти, щоб створити індивідуальне рішення для компанії:

• NetSuite: Як центральна платформа для всього рішення, NetSuite забезпечила необхідну інфраструктуру для розміщення та інтеграції різних процесів.
• SuiteScript 2.0: Ця мова сценаріїв мала вирішальне значення для розробки сценаріїв автоматизації, полегшення робочого процесу затвердження та управління дозволами на доступ.
• Azure DevOps: Ключовий інструмент для управління проектом, співпраці та контролю версій, який забезпечив безперебійний хід проекту та оперативне вирішення будь-яких проблем.
• Налаштування модулів NetSuite: Окремі модулі NetSuite були налаштовані відповідно до унікальних потреб компанії, що забезпечило індивідуальний та зручний для користувача досвід.
• NetSuite Automation: Основна увага була зосереджена на автоматизації ручних завдань, щоб підвищити швидкість, зменшити кількість помилок і впорядкувати операції.