Logiciel personnalisé pour l'automatisation de bout en bout de l'approbation des contractants

Défi

Les procédures d'intégration des nouveaux contractants de l'entreprise comprenaient diverses étapes manuelles. Tous les nouveaux contractants devaient soumettre des données manuelles avant de pouvoir demander l'accès à d'importants systèmes opérationnels externes nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. L'utilisation d'une méthodologie manuelle pour ces opérations a conduit à des processus prolongés, le travail administratif impliquant la création de courriels et le suivi des approbations occupant la majeure partie du flux de travail.

Les différents services et parties prenantes ont créé des problèmes de chaîne d'approbation qui ont fréquemment retardé les processus d'affectation des contractants. L'entreprise avait besoin d'une solution optimale car son système actuel nécessitait des améliorations pour réduire les délais de traitement des approbations et minimiser la gestion de l'accès des nouveaux contractants par les employés.

Solution

A-listware a conçu une solution d'automatisation qui répondait aux besoins précis de résolution des procédures d'approbation des entrepreneurs et des défis liés au processus d'intégration. La solution personnalisée a fonctionné exclusivement à partir du cadre NetSuite grâce à des fonctionnalités modifiées. Le projet comprenait plusieurs éléments clés :

• Système de soumission automatisé : Les contractants ont commencé leur parcours d'intégration en soumettant leurs informations et les autorisations nécessaires pour accéder aux systèmes externes. Cette soumission déclenche le processus d'approbation qui s'ensuit.
• Automatisation du processus d'approbation : Un SuiteScript personnalisé a été développé pour lancer et gérer automatiquement le processus d'approbation. Ce script a généré et envoyé des courriels d'approbation aux parties prenantes concernées, garantissant une communication et un engagement opportuns dans l'évaluation des demandes des entrepreneurs.
• Script de prise de décision : Un autre SuiteScript a été créé pour gérer l'approbation ou le refus des demandes des entrepreneurs. En cas d'approbation, le système met automatiquement à jour les autorisations de l'entrepreneur dans son dossier d'employé au sein de NetSuite, garantissant une visibilité et des droits d'accès clairs.

Grâce à notre expertise en SuiteScript 2.0, A-listware a collaboré avec différentes personnalisations de NetSuite pour offrir un processus d'accueil efficace. Le projet a utilisé Azure DevOps comme plateforme pour l'administration du projet et le contrôle des versions pendant toutes les étapes du développement.

Résultats

Le résultat du projet d'A-listware a été transformateur, améliorant de manière significative le processus d'intégration et d'approbation des entrepreneurs de l'entreprise. La solution d'automatisation a apporté plusieurs avantages clés :

• Rationalisation de l'accueil : Le nouveau système automatisé a permis de réduire considérablement le temps nécessaire à l'intégration des contractants. Les contractants ont pu jouer leur rôle plus rapidement, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
• Réduction de la charge de travail administratif : En réduisant la nécessité d'un traitement manuel des courriels et des approbations, le système a allégé la charge administrative pesant sur le personnel, ce qui a permis de réorienter les ressources vers des initiatives plus stratégiques.
• Des approbations plus rapides : Le flux de travail automatisé a accéléré la prise de décision, ce qui a permis d'accélérer les approbations et de réduire les temps d'attente des entrepreneurs, améliorant ainsi la productivité globale.
• Un accès sans faille pour les entrepreneurs : L'octroi immédiat de permissions par l'automatisation a permis aux contractants d'accéder aux systèmes nécessaires sans délai, ce qui a finalement profité à la prestation de services de l'organisation.

En résumé, le projet a permis de renforcer l'efficacité opérationnelle et d'améliorer considérablement l'expérience des entrepreneurs, contribuant ainsi à la croissance et au succès de l'organisation.

Technologies et outils

A-listware a utilisé une variété de technologies et d'outils avancés pour élaborer une solution sur mesure pour l'entreprise :

• NetSuite : En tant que plateforme centrale pour l'ensemble de la solution, NetSuite a fourni l'infrastructure nécessaire à l'hébergement et à l'intégration des différents processus.
• SuiteScript 2.0 : Ce langage de script était essentiel pour développer des scripts d'automatisation, faciliter le processus d'approbation et la gestion des autorisations d'accès.
• Azure DevOps : Un outil clé pour la gestion de projet, la collaboration et le contrôle des versions, qui a permis de garantir le bon déroulement du projet et la résolution rapide de tous les problèmes.
• Personnalisation des modules NetSuite : Des modules spécifiques de NetSuite ont été personnalisés pour s'aligner sur les besoins uniques de l'entreprise, garantissant ainsi une expérience adaptée et conviviale.
• Automatisation de NetSuite : L'accent a été mis sur l'automatisation des tâches manuelles afin d'améliorer la rapidité, de réduire les erreurs et de rationaliser les opérations.